– Jeg fikk ideen da jeg jobbet som konsulent. Oppgaven min var ofte å sette opp løsninger for Office og Sharepoint hos bedrifter, og jeg så at mange trengte det samme. Det er så mange muligheter i de avanserte programmene man har installert, og de aller fleste behov i en arbeidshverdag kan dekkes, sier Lars Damtoft, daglig leder og grunnlegger av SimplySo.

Mange ansatte i selskaper og organisasjoner brukte imidlertid ikke programvaren godt nok, fordi de ikke visste om funksjonene eller forsto hvordan de skulle ta dem i bruk.

Ideen om å hjelpe ansatte i gang, uten spesialtilpassing på hver arbeidsplass, ble til et eget selskap. SimplySo har utviklet software som legger seg på toppen av Microsofts tjenester for bedrifter og offentlige etater, som Sharepoint og Office365. Programmet synliggjør mulighetene i systemene i et brukervennlig skjermbilde, slik at ansatte enklere tar i bruk bredden i programmene de bruker, og uten at konsulenter, ledelse eller it-avdelingen må ta jobben.

– Løsningen ser ut som en blanding av Facebook og Dropbox. Folk kjenner det igjen, og begynner å bruke det med en gang, sier Damtoft.

Økte bruken med 300 prosent

En av selskapets største kunder er Aarhus kommune i Danmark. Med 20.000 ansatte var det en god test for Damtofts idé.

Resultatet var at SimplySo økte bruken av Sharepoint og OneDrive med 300 prosent nærmest over natten.

Opplæring er en viktig del av implementeringen av en programvare. Det øker sjansen for at de ansatte faktisk tar i bruk de nye, mer effektive løsningene, og at det igjen gir gevinst på sikt. Men opplæring er dyrt, og er fort glemt om man ikke tar kunnskapene i bruk. Og når løsningene ikke er intuitive og det finnes andre programmer i markedet som er selvforklarende, begynner folk å bruke andre løsninger ved siden av- eller i stedet for jobbens klarerte løsninger.

Du ender opp i en situasjon der noen bruker selvvalgte eksterne lagringssystemer, og noen lagrer lokalt på egen maskin. Ingen av delene er ideelt, hverken når man skal samarbeide internt eller når man skal sikre kontroll på bedriftens dokumenter og ønsker å lagre alt på ett sted.

– Vi kaller det skygge-it, og skygge-it er ikke bra. For det første får man mindre igjen for investeringen i programmer enn man kunne ha fått. For det andre mister man kontroll over dokumentene, sier Damtoft.

Avlyste alle kurs

Damtoft hadde utviklererfaring, og etter at ideen begynte å forme seg laget han programmet til eget bruk. Ganske snart skjønte han at det han hadde laget kunne brukes av flere. I dag er SimplySo en fem år gammel bedrift. Tjenesten de selger er en abonnementsløsning alle som har Sharepoint installert på maskinen kan ta i bruk. Ingen konsulenttilpassing er nødvendig, og tjenesten dekker alle mulighetene i Office365.

– Det er like enkelt å skaffe seg som Netflix, og det kreves lite eller ingen opplæring for å ta det i bruk, sier Damtoft.

Sagt på en annen måte er SimplySo er laget som «Software as a service». Det innebærer det kan tas i bruk umiddelbart etter aktivering. Dermed gir den hurtig verdi for organisasjonen og brukerne.

Aarhus kommune hadde planlagt omfattende opplæring i forbindelse med overgangen til Office 365. Etter at SimplySo ble lagt til, ble alle kursene avlyst. I stedet er det fire studenter som bistår den som trenger det. Åtte av ti av kommunens ansatte er nå i gang med SharePoint og OneDrive.

Hjelper både helsepersonell og GDPR

En av gevinstene Aarhus var ute etter var en sharepoint-løsning på mobil for helsepersonell, og særlig hjemmehjelp. Med SimplySo følger mobil løsning for Office-produktene med, og gjør at de kan brukes på alle tenkelige plattformer.

En mindre synlig, men viktig gevinst, er oversikt og kontroll. Hvor ting lagres i en organisasjon eller bedrift har fått en ekstra dimensjon etter at regelverket i EUs nye personverforordning, GDPR, ble klart. Bedrifter og organisasjoner skal ha kontroll på alle personvernopplysninger. Microsofts løsninger er godkjente for denne typen informasjon, og SimplySo har ingen egen lagringsfunksjon.