Team-notater: Hvert team har et dokument som vi refererer til som Teamnotatet. Dette fungerer som en dynamisk agenda og diskusjonsforum for alle emner som angår det enkelte team. Før møter skal alle diskusjonstema skrives inn i agendaen for levende møter i teamets teamnotat. Hvis dagsordenen er tom, blir møtet avlyst. Dokumentet har tre seksjoner. Asynkrone temaer er temaer vi ønsker å løse skriftlig før møtet. Tema for neste møte er temaer vi ikke kunne løse asynkront og ønsker å diskutere muntlig. Omtrent 80 prosent av temaene blir løst før vi må ta dem opp dem muntlig. Den siste delen av dokumentet er reservert for større tema som lever over en lengre tidsperiode. Dette kan eksempelvis være et strekkmål for teamet, noe som er vanskeligere å oppnå og krever flere møter.
Møtenotater: Vi fører digitale møtereferat fra alle interne og eksterne møter. En hendig egenskap i Dropbox Paper er at den er integrert med våre kalendere, så for alle møter som er planlagt, lages det automatisk møteagenda og mal for møtenotater – komplett med handlingspunkter og sammendrag av møter. Vi noterer direkte inn i Dropbox Paper når vi holder møter, og flere personer samarbeider typisk om å ta notater i fellesskap for å sikre at alle viktige detaljer fanges opp og forstås riktig. Dette gjør at vi kan lage, lagre og holde styr på notater fra alle møter, både interne og eksterne på en enkel og tidsbesparende måte. Siden vi er et «remote-first»- selskap, holder vi de fleste møter som videokonferanse, med automatisk transkripsjon av diskusjon og et videoopptak av hele møtet til arkivet.
Oppgaver/handlingspunkter: Dette er en samling av hver enkelt persons oppgaver og handlingspunkter. Listen er åpen, slik at alle kan se alles oppgaver, og gir mulighet for alle å veie inn hvis det er noe som kan hjelpe. Jeg kan enkelt gi oppgaver til andre, og de kan tildele oppgaver til meg. Når en oppgave er fullført, merker vi av i boksen, og unngår dermed e-poster og kommunikasjon frem og tilbake om status og hvorvidt en oppgave er gjort eller ikke.
Digest: Dette er vår «lokalavis». Vi kan alle være journalister og skrive om lettere emner, store tekniske gjennombrudd og kundevinster.
Ideer, muligheter, produkter: Vi ønsker at hele selskapet skal generere produkt- og go-to-market-ideer. Linjen for å lage en idé i Paper er svært lav og tilgjengelig for alle i selskapet.

Endelig fri fra epost-tyranniet