For mange norske arbeidstagere er møter en stor del av arbeidsdagen, og særlig ledere bruker mye tid på ledermøter og dets like. For en gjennomsnittlig leder er det ikke uvanlig med møtevirksomhet i seks-syv timer i løpet av en dag.

Både norske og internasjonale studier viser imidlertid at opp mot 40 prosent av tiden brukt i disse møtene oppleves som uproduktiv og som bortkastet tid. 40 prosent! Det er altså godt over to timer daglig.

Som en leder så treffende sa om egen ledergruppe: «I ledermøtene våre er halvparten av deltagerne aktive og resten tause. Noen sender tekstmeldinger og noen skriver mail. Ikke sjelden overskrides møtetiden med fem til 15 minutter, og vi vet ofte ikke hva vi har besluttet når vi er ferdige».

I norske studier er de største kildene til produktivitetstap i ledermøtene uklar hensikt med sakene som blir tatt opp, for mange avsporinger fra sakene, for mye presentasjon av irrelevant informasjon, og mangel på konklusjoner.

Da hjemmekontor ble innført over natten i midten av mars, ble mange møter naturlig nok strøket og prioritert bort til fordel for krisehåndtering og praktisk problemløsning. Nå ser vi imidlertid at i mange virksomheter sniker de faste møtene seg tilbake i kalenderen uten at man har tatt et bevisst valg. Dette er ikke nødvendigvis av det gode.

Der vi befinner oss nå, mellom unntakstilstand og «den nye normalen», har mange virksomheter en unik mulighet til å stoppe opp og kaste et kritisk blikk på alle innkallelsene som ramler inn i mailboksen. Trenger vi virkelig dette møtet, eller kan vi dekke behovet fremover på en annen måte?

Vi sier ikke at vi alle nå skal slutte med møter. Møter er viktige. Og samhandling på tvers og mellom ledere er ofte avgjørende i en tid med komplekse utfordringer og store avhengigheter på tvers av enheter og funksjoner. Mye kan imidlertid løses på andre og mer effektive måter. For eksempel på ti minutter på telefon eller video (eller i en normal hverdag: ved hverandres kontorpult), eller via digitale samhandlingsverktøy.

Dette er en mulighet til revidere møtekulturen og skape varige og gode endringer i virksomhetens samhandlingsmønstre. Grip den før kalenderen igjen er fylt til randen.(Vilkår)Copyright Dagens Næringsliv AS og/eller våre leverandører. Vi vil gjerne at du deler våre saker ved bruk av lenke, som leder direkte til våre sider. Kopiering eller annen form for bruk av hele eller deler av innholdet, kan kun skje etter skriftlig tillatelse eller som tillatt ved lov. For ytterligere vilkår se her.