I norsk arbeidsliv er nedbemanningsprosesser strengt regulert, med krav til forutsetninger, involvering og gjennomføring. Regelverket kan oppleves som krevende, men gjør samtidig prosessene mer forutsigbare og dermed lettere å utføre.
Involvering er viktig. Ved å kommunisere godt om hvorfor noe skjer og legge vekt på reell dialog kan man bidra til at prosessene blir lettere å stå i, både for dem som mister jobben og for dem som skal jobbe videre i virksomheten.
Her er tre juridiske og tre kommunikasjonsråd:
Skap en god prosess:
- Kartlegging – skaff deg oversikt.
Hva ønsker dere å oppnå med omorganisering, hva er målene, og hvordan skal dere nå dem? Hvordan er virksomheten organisert i dag og hvordan bør den se ut etter omstillingen? Tegn opp eksisterende og ny organisasjon. Få oversikt over hvilke funksjoner som blir berørt, og hvordan.
For at virksomheten skal fungere effektivt etter omstillingen, må du tenke praktisk og realistisk.
- Lag en tidsplan for prosessen – planlegging er viktig.
Lag tidlig en nedbemanningsprosess en plan, slik at du er sikker på å ha nok tid til god saksbehandling. Grunnlaget og fremgangsmåten skal drøftes med de ansattes representanter. Alternative virkemidler skal vurderes, de ansatte skal kartlegges og det skal avholdes drøftingsmøter og allmøter. For å sikre en trygg og god prosess bør du lage en gjennomtenkt og realistisk tidsplan.
- Dokumentasjon – det som ikke er dokumentert, har ikke skjedd.
Som arbeidsgiver er det svært viktig at dere dokumenterer skriftlig de vurderingene dere gjør på en ryddig og forståelig måte. Unngå komplisert språkbruk og ukjente forkortelser. Skulle det bli en tvist, vil dokumentasjonen være avgjørende.
Slik kommuniserer du godt:
- Ta ett steg tilbake – forklar hvorfor endring er nødvendig.
Ofte ser vi toppledere som har fått med seg egen ledergruppe og styret på behovet for endring. De har gjerne jobbet sammen i måneder for å definere utfordringene de står overfor og hvorfor akkurat denne løsningen er riktig. Når dette skal kommuniseres, må du huske at de ansatte ikke har vært med på prosessen.
Ta deg tid til å skape en felles forståelse av behovet for endring. De fleste ønsker at alt kan fortsette som før. Din jobb er å overbevise dem om at det ikke er mulig.
- Lytt! Ta inn innspillene som kommer.
Kommunikasjon er en toveisprosess. Selv om ledelsen har jobbet lenge og godt med en løsning, kan det være ting dere har oversett. Ansatte og deres representanter kan ha tanker som supplerer og bidrar til bedre løsninger for virksomheten. Du kan være kompromissløs på målet så lenge du er pragmatisk på veien frem dit.
Husk at mange av dem som kommer med innspill blir viktige kolleger. Hvis de er med å utforme løsningen, føler de også større eierskap og ansvar for resultatene.
- Husk at det er følelser involvert – gi det tid.
Å si farvel til kolleger vil prege et arbeidsmiljø. Det er en sorgprosess for mange, så det er viktig å la folk ha følelser. Samtidig er det viktig å bidra til at organisasjonen går videre og skaper nye, positive følelser for det som skal komme. Denne spagaten må dere stå i over tid, og repetere og repetere forklaringen på hvorfor dette er riktig og hva dere ønsker å oppnå.
Felles for de gode nedbemanningsprosessene er at man klarer å gjennomføre en ryddig og god prosess juridisk sett, samtidig som man sørger for god kommunikasjonen og ivaretagelse av de menneskelige og følelsesmessige aspektene. Dette gir et godt utgangspunkt for virksomhetens videre liv etter at prosessen er over, der man jobber mot et felles mål om å utvikle virksomheten på best mulig måte.
Du kan være kompromissløs på målet så lenge du er pragmatisk på veien frem dit
(Vilkår)Copyright Dagens Næringsliv AS og/eller våre leverandører. Vi vil gjerne at du deler våre saker ved bruk av lenke, som leder direkte til våre sider. Kopiering eller annen form for bruk av hele eller deler av innholdet, kan kun skje etter skriftlig tillatelse eller som tillatt ved lov. For ytterligere vilkår se her.