I iveren etter å effektivisere forvaltningen gjennom digital transformasjon har det oppstått et tomrom i denne hukommelsen. Enkelte påstår vi har fått digital demens.
Arkivlovutvalget overleverer mandag sin utredning til Kulturdepartementet. Dokumentasjon og arkiv er grunnsteiner for sentrale samfunnsverdier som rettsstat, demokrati, gjennomsiktighet og offentlighet. At det offentlige dokumenterer bruk av makt og penger, er bærebjelker i vår styreform. Etterprøvbarhet forebygger vilkårlighet og misbruk. Vi må også påse at vi har autentiske kilder fra vår egen tid, slik at generasjonene som kommer etter oss får grunnlag for å analysere de prosessene som foregår i dag. Riksrevisjonens undersøkelse i 2017 av arkivering og åpenhet i statlig forvaltning, avdekket betydelige mangler. Sannsynligvis er det i dag mye offentlig skapt dokumentasjon både i staten og kommuner, som burde blitt tatt vare på, men som går tapt.
Arkivloven fra 1992 svarte på datidens største arkivutfordringer: store mengder papirarkiver. Siden den gang har digitaliseringen skapt nye utfordringer gjennom stadig økende informasjonsvolum, nye kommunikasjonsformer og variasjon i oppgaveløsning og arbeidsprosesser. På toppen av dette har vi fått mer oppmerksomhet om personvern, flere individuelle rettigheter og private som løser offentlige oppgaver.
Bortimot all dokumentasjonen skapes i dag digitalt. Automatisering gir store muligheter. Utvalget foreslår tydelige regler om hva som skal dokumenteres. Lovutkastet gir en uttrykkelig plikt til å dokumentere avgjørelser. Når beslutninger gjøres av ikt-systemer, skal også logikken for automatisert rettsanvendelse dokumenteres. Store mengder offentlig informasjon finnes i databaser og registre, og lovutkastet gir plikt til å dokumentere forvaltningen av denne informasjonen. Lovutkastet pålegger også virksomhetene å tilby de ansatte egnede verktøy, slik at dokumentering av ekstern kommunikasjon som epost, i størst mulig grad kan skje helt eller delvis automatisk og under kontroll av de ansatte selv.
Offentleglova gir rett til innsyn i den offentlige journalen. Den sterke oppmerksomheten om retten til innsyn i «postjournalen» kan ha ført til at resterende deler av forvaltningens dokumentasjon får tilsvarende liten oppmerksomhet. Utvalget foreslår å gå bort fra begrepet journalføring i arkivloven. Vi vet dette vil skape debatt, men for arkivene har journalføring utspilt sin rolle. Utvalget foreslår i stedet en mer generell plikt til å dokumentere kommunikasjon mellom virksomheten og eksterne som er bedre tilpasset vår tid.
I dag forbyr arkivloven lagring på servere i utlandet. Skytjenester gir oss tilgang til større behandlingskapasitet eller behandling til lavere kostnader. Utvalget foreslår å oppheve forbudet mot overføring av digital dokumentasjon til utlandet, men med visse geografiske begrensninger, krav om risikovurderinger mv. Lovutkastet er harmonisert med personvernforordningen.
Formålet med å ta vare på dokumentasjon er å gjøre den tilgjengelig i samtid og ettertid. Fremtidens arkivbrukere vil ikke sitte på en lesesal og studere brev og protokoller, men bruke nye tekniske muligheter for å forstå, tolke og finne frem i dokumentasjon. Offentlige data kan også være utgangspunkt for næringsutvikling.
Diskusjoner om arkivloven kan i dag fort få preg av noe som bare angår de som er spesielt interessert. Men det er helt feil! Det angår oss alle hvilken dokumentasjon vi tar vare på: Vi vil ha en gjennomsiktig og etterprøvbar forvaltning og vi vil at ettertiden skal ta lærdom av oss slik vi i dag lærer av fortiden. Arkivfeltet har lidd under for liten oppmerksomhet. Nå er det viktig at utvalgets enstemmige utredning blir fulgt opp og ikke selv bare blir en nedstøvet arkivalie et sted i departementets arkiv.(Vilkår)Copyright Dagens Næringsliv AS og/eller våre leverandører. Vi vil gjerne at du deler våre saker ved bruk av lenke, som leder direkte til våre sider. Kopiering eller annen form for bruk av hele eller deler av innholdet, kan kun skje etter skriftlig tillatelse eller som tillatt ved lov. For ytterligere vilkår se her.