Gratisprogrammet OpenOffice så ut som en alvorlig trussel for Microsofts melkeku da pakken kom på markedet for mange år siden. Men Microsoft Office lever videre i beste velgående og er fortsatt nesten totalt dominerende innenfor kontorprogramvare.

I dag kommer imidlertid presset fra en annen kant, som kan vise seg å bli farligere. I dag er det de nettbaserte løsningene som utgjør den største trusselen, og særlig Google Docs og Gmail. For kort tid siden annonserte den svenske delen av Schibsted at de flytter 1.100 av sine brukere over på Googles løsning for en del sentrale samarbeidsfunksjoner, med lavere lisenskostnader og enklere samarbeid som noen av fordelene.

Har fordeler
Google Docs gir deg blant annet gratis regneark og tekstbehandling rett i nettleseren, mens Gmail gir deg en e-postløsning som driftes og kjøres i "nettskyen" - med full administrasjon og mulighet til å bruke bedriftens egne e-postadresser. Ifølge analyseselskapet Forrester vil bedrifter med under 15 000 ansatte nesten alltid spare penger på å ta i bruk nettskybaserte e-postløsninger - opptil 63 dollar per bruker per år. I tillegg kommer lisensbesparelser på kontorprogrammer som Excel og Word. En Microsoft Office Standard-lisens koster rundt 4.000 kroner ekskl. mva., men inngår du en volumlisensavtale kan du komme ned på rundt 3.000 kroner per pc, ifølge Microsoft-forhandleren Crayon.

Programvare som kjører i nettleseren har mange fordeler fremfor programvare som kjører lokalt på pc-en. Du har tilgang til dokumentene dine fra en hvilken som helst pc uten å installere noe som helst, og det er lettere å samarbeide og utveksle dokumenter med andre. Med noen få tastetrykk har du gitt en kollega eller venn tilgang til et dokument, og dere kan til og med sitte og jobbe med det samme dokumentet samtidig.

De nettleserbaserte programmene begynner å bli veldig bra, selv om det er et stykke igjen før de har like mange avanserte funksjoner som lokalt installert programvare som Microsoft Office.

Microsofts nettskyløsning
I forbindelse med Office 2010-lanseringen senere i år kommer Microsoft til å lansere det de kaller Office Web Apps, som blir en direkte konkurrent til Google Docs. Dette er light-versjoner av Microsofts Word-, Excel-, PowerPoint- og OneNote-applikasjoner, og skal gjøre det enkelt å håndtere Office-dokumenter enten man sitter på den fullstendige Office-pakken, eller bare har tilgang til internett.

Microsoft kommer til å levere to versjoner av Office Web Apps; én for hjem og skole, og en for bedrifter. Konsumentversjonen vil være en gratis annonsefinansiert tjeneste som kan tas i bruk uten at man behøver å installere noe selv, mens bedriftsversjonen vil være forbeholdt bedriftskunder med Microsoft Office 2010 volumlisens – og må installeres på en server som kjører Microsoft SharePoint 2010.

 

Har du Microsoft Office 2010 skal du kunne lagre direkte fra Office til Microsofts online lagringsplass SkyDrive. Office 2010 lanseres ifølge Microsoft Norge i engelsk versjon i juni, mens den norske versjonen kommer 30-60 dager etter dette.

Kaste ut Office eller ikke?
Vi har prøvekjørt Microsoft Office Web Apps, og konstaterer at mulighetene foreløpig er veldig begrenset i forhold til Google Docs. Det er for eksempel kun mulig å vise Word-dokumenter, ikke redigere dem – og når du redigerer Excel-dokumenter i nettleseren kan du kun endre celleinnhold (som formler), men ikke flytte eller gjøre endringer på grafer. Mer funksjonalitet vil imidlertid bli lagt til etter hvert, og utseendemessig ser Web Apps ut omtrent som Office 2007 og 2010. Vi ser utvilsomt nytteverdien i å lage en PowerPoint-presentasjon i Office 2010 på pc-en, og senere kunne kjøre presentasjonen direkte fra nettleseren.

Klarer du deg uten de mest avanserte funksjonene i Microsoft Office, mener vi du godt kan klare deg med en ren nettbasert løsning som Google Docs. Microsoft Web Apps er foreløpig altfor simpel til at den kan gjøre samme nytten som Googles løsning - men det kan selvfølgelig endre seg når produktet blir lansert i endelig utgave. Og at bedrifter ha Office 2010-lisenser uansett, gjør at Web Apps etter vår mening ikke er et reelt alternativ for de som vil gå over på nettbaserte løsninger for å spare penger.

Gratis og bra
Den største fordelen med å gå over til Google Docs er prisen. Microsoft Office koster ganske mye penger - rundt 3 000 - 4 000 kroner per lisens (+mva), avhengig av om du har volumlisensavtale eller ikke. Oppgraderingspriser er lavere.

Google Docs er helt gratis. Du får både tekstbehandling, regneark, e-post (Gmail), kalender og kontaktregister. Google tilbyr også bedrifter muligheten til å bruke sitt eget domenenavn ved å abonnere på tjenesten Google Apps for 40 Euro per brukerkonto per år. Da får du også mer lagringsplass per e-postkonto, garanti om 99,9 prosent oppetid, økt sikkerhet og bedre administrasjonsmuligheter. Består bedriften din av under 50 brukere er Google Apps helt gratis, hvis du klarer deg uten 24/7-support og med litt mindre lagringsplass per bruker.

I tillegg til lavere lisenskostnader, sparer du penger på å slippe å drifte løsningene selv. Du slipper investeringer i maskinvare, og løsningene er enklere å administrere, slik at du sparer penger på it-konsulenter eller driftspersonell.

 

Men det er selvfølgelig ikke bare fordeler. Den største utfordringen med å bruke Google Docs og andre nettleserbaserte løsninger er Microsoft Office. Veldig mange av dem du er avhengig av å utveksle dokumenter med, bruker nemlig Microsoft Office. Problematisk dokumentutveksling med Microsoft Office har hele veien vært et stort problem for Openoffice-brukere. I Google Docs har du riktignok mulighet til å å både åpne Microsoft Office-filer og lagre til Microsoft Office-format. Men ikke bli overrasket hvis du støter på problemer hvis dokumentene inneholder avansert formatering. På den annen side har du den store fordelen at du kan sende linker til dokumenter til hvem som helst, uavhengig av om mottakeren har Microsoft Office eller ikke – og vedkommende kan åpne dokumentet rett i nettleseren.

Løsningene fra ulike leverandører lever heldigvis ikke i hvert sitt lukkede univers, og snart kan det bli enda enklere for brukere av Microsofts Office-produkter å samarbeide med brukere av Google Docs. Google kjøper nemlig selskapet DocVerse, som lager et tillegg som gjør det mulig for Office-brukere å redigere og dele Office-dokumenter over internett. Ifølge et blogginnlegg skal DocVerse gjøre det enklere for folk å gå over til nettbaserte løsninger, og samarbeide med tradisjonell programvare som Microsoft Office. Sannsynligvis kommer Microsoft Office og Google Docs til å kunne fungere om hverandre på en enklere måte enn i dag.

Anbefaler å teste ut
Kontorprogrammer i nettleseren er nå blitt så bra, at mange småbedrifter utvilsomt vil klare seg med Google Docs. Utveksler du ofte dokumenter med Office-brukere kan det av og til dukke opp problemer med for eksempel formatering av avanserte dokumenter, men dette er problemer som vil bli stadig sjeldnere etter hvert som Google Docs blir mer avansert. Vi tror fordelene for mange vil veie opp for de få ulempene som er.

Men er planen å gå helt over på Googles løsninger anbefaler vi at du tar i bruk bedriftsløsningen Google Apps - og eventuelt betaler de 40 euro dette koster per bruker hvis bedriften består av flere enn 50 brukere. Er det brukere med behov for de aller mest avanserte funksjonene i Excel eller Word, er det selvfølgelig fullt mulig å kjøpe enkeltlisenser på Microsoft Office til de få brukerne dette gjelder.

Før du bytter, bør du selvfølgelig gjøre en skikkelig test over noen uker eller måneder. Og har du allerede kjøpt Office 2007-lisenser og ikke har planer om å oppgradere til 2010 med det første, er jo allerede lisensene betalt - og du sparer ikke noe som helst ved å gå over til Google Docs. Men fordelene med en nettbasert løsning er likevel så store at vi mener dette er et alternativ flere bør se på.

Bruker din bedrift Google Docs/Google Apps? Del dine erf#229er med leserne!

Lenker: Google Docs og Google Apps .

Les også: Slik redder du det nest viktigste

(Vilkår)Copyright Dagens Næringsliv AS og/eller våre leverandører. Vi vil gjerne at du deler våre saker ved bruk av lenke, som leder direkte til våre sider. Kopiering eller annen form for bruk av hele eller deler av innholdet, kan kun skje etter skriftlig tillatelse eller som tillatt ved lov. For ytterligere vilkår se her.