- Medarbeidersamtalen er et interessant fenomen. Det er jo noe de fleste virksomheter gjennomfører årlig eller halvårlig, men ingen ser ut til å ha så mye glede av, sier kommunikasjonsrådgiver Øystein Bonvik, forfatter av boken «Frist meg ikke inn i ledelse».

Han kaller de årlige eller halvårlige samtalene for «halvhjertede skippertak».

- Så vidt jeg vet er det ikke lovpålagt å gjennomføre slike samtaler, men det har likevel blitt en slags håpløs pliktøvelse som i verste fall kan gjøre ansatte både demotiverte og litt kyniske, fortsetter han.

Medarbeidersamtalene har stått sterkt i Norge i flere tiår.

- I Norge har det tradisjonelt vært den mer myke, medarbeiderorienterte utviklingssamtalen som mange kjenner, sier Even Bolstad, leder i HR Norge.

Kommunikasjonsrådgiver og forfatter Øystein Bonvik vil avskaffe medarbeidersamtalen.
Kommunikasjonsrådgiver og forfatter Øystein Bonvik vil avskaffe medarbeidersamtalen. (Foto: Gunnar Bløndal)
Bonvik og Bolstad erfaringer tilsier at problemet med medarbeidersamtalen ligger i:

Halvhjertet skippertak

- De fleste ansatte ønsker seg nok heller løpende oppfølging og muligheten til å ta opp ting når det skjer — ikke ni måneder senere i en formalisert samtale. Virksomheter kan lett benytte dette som en slags hvilepute som fraskriver dem ansvaret for å ha en løpende dialog, sier Bonvik.

Standardskjemaer

- Samtalene er ofte upersonlige og formaliserte. Mange virksomheter satser på samtaler som skal følge et standardisert skjema som ikke alltid er like tilpasset individuelle behov. I verste fall bærer samtalene og skjemaene mer preg av hva virksomheten har lyst til å høre, fremfor hva den ansatte har behov for å fortelle, sier Bonvik.

Skjemaet har ifølge Bolstad i HR Norge en klar funksjon.

- Det skal få begge parter til å forberede seg godt og fungere som sjekkliste for ulike temaer – også de som er litt mellommenneskelig krevende. I andre enden ligger referatene. Dersom de først og fremst lages fordi man er pålagt å lage dem, har man tapt. Min preferanse er å gå inn i samtaler med en tydelig sjekkliste på temaer som skal berøres og gå ut igjen med tiltakslister over ting som skal gjøres og avklares, sier han.

DN-kommentator Eva Grinde om medarbeidersamtalene: Skrot skjemaene

Meningsløs samtale

- Samtalene er gjerne fylt med floskler av typen «hvordan har du det på jobben» og «hvor ser du deg selv om to år» og i verste fall «hva synes du om meg som leder» - hvor mange av oss er det egentlig som kommer til å svare ærlig på det spørsmålet? Det er særdeles sjelden man klarer å kartlegge reelle utfordringer i slike samtaler, og dermed kunne benytte det til noe konstruktivt for både den ansatte og virksomheten. Hvem ønsker å bli utsatt for sjefens tafatte forsøk på å leke hverdagsterapeut? Gjennomført som et ærlig skippertak av samlebåndssamtaler, sier Bonvik.

- Det som skjer i rommet, blir i rommet, mener leder Even Bolstad i HR Norge om medarbeidersamtalene.
- Det som skjer i rommet, blir i rommet, mener leder Even Bolstad i HR Norge om medarbeidersamtalene. (Foto: Per Thrana)
Ifølge HR Norges årlige undersøkelse klarer de færreste virksomheter å gjøre nytte av informasjonen.

- Det som skjer i rommet, blir i rommet – som i seg selv kan ha mye bra i seg – bortsett fra at den informasjonen man får fra samtalene, ikke kommer frem og heller ikke tas i bruk, sier Bolstad i HR Norge.

Les også: Personlighetstester kontoret dn+

Unødvendig pliktøvelse

- Ledere føler de må sette av uforholdsmessig mye tid til å forberede, gjennomføre og følge opp samtaler som sjelden byr på ny og konstruktiv informasjon, mens mange ansatte ikke føler noe behov for en slik «fot i bakken» i en ellers krevende hverdag. Oppegående medarbeidere tar gjerne selv initiativ til samtaler hvis det er noe de trenger å diskutere, og synes gjerne det er bortkastet tid å gjennomføre relativt «platte» velferdssamtaler bare fordi sjefen og HR-avdelingen har det på sjekklisten sin, sier Bonvik.

Bolstad i HR Norge er enig.

- Mange måles på at samtalene faktisk blir gjennomført – ikke på noe annet. Da blir det lett en pliktøvelse, «tick the box». Det er dømt til i beste fall å bli middelmådig, sier Bolstad.

Les også: Prat er penger dn+

Ulike forventninger

- Sjefen ønsker å snakke arbeidssituasjon og arbeidsmiljø, den ansatte ønsker å lufte ønsket lønn og frynsegoder og eventuelt forfremmelse. Ikke et spesielt godt utgangspunkt for en samtale som fort kan føre til at begge parter ikke oppnår det de har vært på jakt etter, sier Bonvik.

Bolstad er enig i at mange har forskjellige eller uklare forventninger til hva som skal komme ut i andre enden. Han tror dessuten det er uheldig å koble samtalene for tett på lønnsvurdering.

- Dersom man diskuterer samarbeid, oppgavefordeling, mål, ressurser og annet med en taktisk tanke om at man skal «snakke seg til» høyere lønn blir samtalen fort litt taktisk, hul og falsk, sier han.

Les også:

Lokker du med høy lønn? Glem det.

Vil avskaffe samtalene

Ifølge Bonvik bør medarbeidersamtalene avskaffes.

- Personlig har jeg stor tro på det å avskaffe de formelle, faste medarbeidersamtalene og heller bestrebe seg på å ha en tettere dialog med ansatte underveis. Løsningen på dette er sannsynligvis ikke avanserte systemer for løpende feedback, men heller å skape kulturer som er gode på kontinuerlig evaluering og løpende oppfølging av egne ansatte, sier han.

Oftere og kortere

Bolstad mener medarbeidersamtalene gir leder og ansatt en mulighet til å snakke sammen.

- I alt det negative: Det er faktisk lurt å snakke sammen. Gjensidig forventningsavklaring står sentralt og trenger en ramme som går ut over minuttene man står ved kaffeautomaten. Antakelig bør vi snakke sammen oftere og med høyere struktur. I de tilfellene man får til dette, kan nok mange medarbeidersamtaler gjøres korte. I tillegg vil de antakelig bli vurdert som mye bedre enn i de tilfellene hvor man skal «ta igjen» alt som er usnakket, sier han.

Les mer om jobb og ledelse:

Hodejegeren som selv ble hodejaget dn+  

I disse situasjonene bør du spørre om fetere lønn

Få norske ledere vil til topps dn+

Se opp for smittsomme sjefer

Skal lede seg selv med mindfulness dn+  (Vilkår)Copyright Dagens Næringsliv AS og/eller våre leverandører. Vi vil gjerne at du deler våre saker ved bruk av lenke, som leder direkte til våre sider. Kopiering eller annen form for bruk av hele eller deler av innholdet, kan kun skje etter skriftlig tillatelse eller som tillatt ved lov. For ytterligere vilkår se her.