Vi benytter cookies på DN.no til analyseformål, tilpasning av innhold og annonser og for å videreutvikle våre tjenester.Les mer her.

Førsteamanuensis Henning Bang ved Universitetet i Oslo mener han å ha funnet oppskriften på hvordan man får et møte godt i havn. Foto: Hanna Kristin Hjardar
Førsteamanuensis Henning Bang ved Universitetet i Oslo mener han å ha funnet oppskriften på hvordan man får et møte godt i havn. Foto: Hanna Kristin Hjardar les mer

Arbeidsliv

Slik skaper du gode møter

Toppledere i norske bedrifter opplever at 40 prosent av tiden de bruker i møter er bortkastet. Den gode nyheten er, ifølge Henning Bang, at det er enkelt å gjøre noe med det.

Artikkelen er lagt til i din leseliste.

– Det er et paradoks at vi er så dårlige på møteledelse, når vi bruker så mye tid på dem. Det er altfor mange dårlige møteledere, mener Henning Bang, førsteamanuensis ved Universitetet i Oslo.

Han har en doktorgrad i møteledelse, holder kurs i møteledelse og forsker på hvordan møter faktisk gjennomføres her til lands. Bangs påstand er at det kastes bort mye verdifull arbeidstid i dårlige møter.

– I forbindelse med doktorgraden min gjennomførte vi en undersøkelse blant en rekke norske toppledere i norske bedrifter, og de oppga at så mye som 40 prosent av deres møtetid opplevdes som bortkastet.

Den gode nyheten er at det er enkelt å stramme opp møtene.

– Jeg har tre hyllemeter med møteledelseslitteratur på kontoret mitt, men har kokt det hele ned til en egenlaget formel som jeg mener er nyttig for møteledere, forteller han.

Klargjør møtes formål

Det første handler om å avklare forventningene.

– Ha en klar bestilling på hva møtet skal dreie seg om, og vær tydelig overfor deltagerne. Du kan for eksempel starte med å si at «på dette møtet er det disse to tingene vi skal diskutere og finne en løsning på, vi har to timer på oppgaven og må bli enige i dag».

Dersom møtelederen er uklar anbefaler Bang at deltagerne spør.

– Rekk opp hånden og spør møtelederen om hva som er formålet med møtet. Det skjerper alle og reduserer risikoen for å kaste bort tid.

Unngå avsporinger

Selv om møtelederen er klar på formålet, er Bangs erfaring likevel at både møteledere og deltagere fort sporer av. Derfor er punkt to å sørge for å levere i henhold til formålet.

– Mange liker å snakke om andre ting enn agendaen, og det er møtelederens ansvar å sørge for at det ikke skjer. Si for eksempel: «Thomas, dette høres interessant ut, men siden vi ikke kan bruke tid på det her i dette møte, foreslår jeg at vi snakker om det i lunsjen».

Men møtedeltagere har selv et ansvar for å ikke ta opp ting som ikke vesentlig for agendaen, og bør heller ikke gnage om det samme.

– Jeg observerer stadig at deltagere gjentar ting som er blitt sagt, men det svies av altfor mye ordtid som ikke er merverdiskapende. Så – hvis ikke du skal si noe nytt eller det ikke er uhyre viktig å understreke et poeng, så la være.

Dersom møtelederen selv sporer av, anbefaler Bang at man sier ifra.

– Hvis han eller hun ikke leverer i henhold til formålet, kan du rekke opp hånden og si: «Jeg opplever at vi sporer av litt, er dette vi snakker om nå relevant for formålet med møtet?», råder Bang.

Godt klima og god tone

Knut Ivar Karevold, førsteamanuensis Handelshøyskolen BI og Director of Science i Decisions as

Knut Ivar Karevold, førsteamanuensis II ved Institutt for ledelse og organisasjon ved BI og førsteamanuensis II ved Medisinsk Fakultet ved Universitetet i Oslo, sier møteleder på forhånd bør definere hvilke spørsmål det skal tas stilling til og be om motforestillinger og spørsmål.

– I noen grupper er det lav trygghet og man blir forsiktig med å snakke om kollegaens områder. Men for å utnytte gruppens samlede kompetanse, er det viktig med gode relasjoner. Dårlig stemning og utrygghet gjør det vanskelig å få frem alle sider av en sak, fordi folk er i forsvar, sier han.

Derfor anbefaler Karevold, som har skrevet doktorgrad om intuisjon og kommunikasjon i grupper, at møteleder sørger for et godt klima og god tone. Samtidig er det viktig at møtet ikke ender i en bekreftelses – og enighetsfelle, da kommer heller ikke alle sider av saken på bordet.

– Møtedeltagere som har tenkt frem og tilbake på noe og så bestemt seg, vil automatisk lete etter ting som bekrefter ens beslutning. Dersom man får slik bekreftelse fra noen, er det fort at andre hiver seg på og så ender man opp i enighetsfellen. Det er heller ikke konstruktivt med tanke på å få frem alle sider av en sak.

Sørg for motforestillinger

For å unngå det, mener Karevold at lederen på forhånd bør be deltagerne tenke gjennom spørsmål rundt temaet for møtet, og bidra med dem.

– Da skaper man dynamikk. Utnevn også noen til å komme med motforestillinger og spør alle i gruppen om deres meninger, for det gir det beste grunnlaget for gode beslutninger.

Dersom ledere blir mer bevisst på disse mekanismene, mener Karevold man vil få til langt flere gode møter enn i dag.

– Når man har sørget for å belyse alle sider av saken, må man huske å sette av god nok tid til å komme frem til den endelige beslutningen, avslutter Karevold.(Vilkår)

  • Populære Søk:
  • Siste stillinger
  • Lederstillinger
Vis alle stillinger
Arbeidsliv
Bli Varslet

Ikke gå glipp av noe!

Du kan få en epost hver gang vi skriver om dette.