Arbeidsprosessene i Nav differensieres ikke basert på prosjektenes størrelse eller kompleksitet. Dette skaper uforholdsmessig mye administrasjon for presumptivt små og enkle oppgaver, fremgår det av McKinseys rapport om IKT-området i Arbeids- og velferdsdirektoratet.
Over 36 lysbilder beskriver konsulentselskapet sine observasjoner og analyser fra intervjuer, arbeidsmøter og dataanalyser. Rapporten ble offentliggjort klokken 21.00 torsdag.
Mange svakheter
Overordnet peker McKinsey på følgende svakheter:
- Navs prosjektseksjon har 2-3 prosjektledere involvert i hvert prosjekt, som må koordinere seg imellom
- Navs forvaltningseksjon har potensial for bedre anvendelse av forvaltningsressurser i prosjekter. Den bruker opp til 40-50 prosent av sin totale tid på prosjektarbeid, leverer ikke kode eller løsningsbeskrivelser og har ikke offisiell beslutningsmyndighet.
I tillegg påpekes det i rapporten:
- Arbeidsoppgaver beskrives som «sikre», «følge opp», «delta», og «rådgi»
- Allokerer i enkelte tilfeller mindre enn fem prosent av sin tid til hvert prosjekt. Noe er vanskelig å følge opp, og det medfører et stort antall deltakere per prosjekt
- Tilsynelatende unødig arbeid utføres på grunn av mangel på tidlig behovsstyring
- Navs underavdeling for strategi og plan har tunge koordineringsprosesser som skaper behov for mye administrasjon ved samarbeid mellom underavdelinger og kontorer
- Mangler mulighet til å registrere arbeidsbelastning per oppgave, noe som gjør ressursstyring tilnærmet umulig
- Mangel på sofistikert verktøy for kapasitetsoversikt/-planlegging
- Mye koordinering mellom kontorer for konsekvensvurdering.
Lite selvhjelp
Rapporten peker også på mangelfulle muligheter for Nav-brukerne til såkalt ”selvhjelp” før de må kontakte etatens brukerstøtte:
- Veiledning av brukere anses som de mest krevende samtalene, med pp til 30 minutter per samtale
- 28% av henvendelser som løses i brukerstøttefunksjonen er veiledning/forespørsler
- 59% av disse løses direkte.
Ansvarlige for brukerstøtte til pensjon har i dag en offentlig Excel-liste over kjente feil og deres «work-arounds», men denne mulighet finnes ikke for noen andre applikasjoner, fremgår det av rapporten. Ansvarlige for brukerstøtte til pensjon har i dag en offentlig Excel-liste over kjente feil og deres «work-arounds», men heller ikke denne løsningen finnes for andre applikasjoner.
Mye å hente
Rapporten konkluderer med at 37 prosent av innkommende arbeid kan potensielt løses gjennom selvhjelp.
Arbeids- og velferdsdirektør Joakim Lystad opplyser at Nav nå ha en grundig intern gjennomgang av funnene i rapporten, og deretter vurdere om det er behov for forbedringer, ifølge en melding.
Det er særlig to forhold han vil ha oppmerksomhet på.
- Det første er omfanget av konsulentbruk. Det andre er om vi bruker ressursene våre effektivt nok, sier Lystad.
Ny prosess
Han understreker at selv om Nav har bedt om eksterne vurderinger, så er det etaten selv som vil ta stilling til eventuelle endringsbehov.
- Involvering av organisasjonene og medarbeidere vil være del av en slik prosess. Dette skal skje under ledelse av ny IKT-direktør, sier Lystad i en pressemelding sent torsdag kveld.
Mandag trakk Navs it-sjef Nina Aulie seg fra stillingen etter det hun opplevde som press fra ledelsen, som angivelig beskyldte henne for å tie om 50 prosent overkapasitet innen IKT basert på McKinseys vurderinger.
Konsulentfirmaet har på oppdrag fra Nav sett på mulige forbedringer av IKT-avdelingen.
- Arbeidsgiver har siden sommeren 2014 utsatt meg for et umenneskelig press for å få meg til å slutte som IKT-direktør, skriver Aulie i eposten hun sendte til de drøye 1000 ikt-medarbeiderne i Nav.
I en separat epost utsendt til sentralt tillitsvalgte i Nav tar den avgåtte i it-sjefen et oppgjør med McKinseys gjennomgang av Nav ikt og NAV-direktør Joakim Lystads håndtering av saken.
De foreløpige konklusjonene fra McKinsey var ifølge Aulie bakgrunnen for at hun gikk på dagen, slik DN skrev på mandag.
Torsdag ettermiddag - før rapporten ble offentliggjort- sa Nav-sjef Joakim Lystad til DN at han vil vurdere om etaten bruker ressursene effektivt nok.
– Hvilke konsekvenser vil rapporten få for Nav ikt?
– Det er for tidlig å si noe om konsekvensene. Vi skal nå bruke god tid på å vurdere konklusjonene, sier Lystad.
– Nina Aulie sier at hun ble beskyldt for å tie om en overkapasitet på 50 prosent i Nav og stilt et ultimatum. Stemmer det?
– Forholdet til Aulie er en personalsak. Jeg har hatt en prosess i mange måneder om ledelsen av ikt-avdelingen lenge før kartleggingen av avdelingen startet, sier Nav-sjef Joakim Lystad om Aulies kritikk.
Han sier at kartleggingen av ikt ble utført for å sikre at ressursene ble brukt på riktig måte.
– Mandatet for en gjennomgåelse ble forelagt og påvirket av ikt-direktøren selv, sier Lystad.
– Aulie varsler dramatiske konsekvenser for Nav ikt hvis Mckinsey-rapporten legges til grunn?
– Det hun har sendt ut, er en uferdig rapport. Den endelige rapporten inneholder fakta om vår ikt-virksomhet og analysen av den. Vi skal nå selv vurdere om det er behov for forbedringer, sier NAV-direktør Joakim Lystad.
Bakgrunn:
Sier hun ble beskyldt for å tie om 800 mill.
Kaller Nav-sjefen inn på teppet
- Utsatt for et umenneskelig press
Les også:
Problemer med Telenors mobilnett
Norge sender soldater til Irak og Afghanistan (Vilkår)Copyright Dagens Næringsliv AS og/eller våre leverandører. Vi vil gjerne at du deler våre saker ved bruk av lenke, som leder direkte til våre sider. Kopiering eller annen form for bruk av hele eller deler av innholdet, kan kun skje etter skriftlig tillatelse eller som tillatt ved lov. For ytterligere vilkår se her.