Slik ble Wallenius Wilhelmsens styrearbeid tryggere og digitalt samtidig

Kristin Schjødt Bitnes (t.h.) og Lise Berg Langeli i Wallenius Wilhelmsen er opptatt av at selskapets styre skal  kunne jobbe så sikkert og effektivt som mulig. Det norske programvareverktøyet Admincontrol gir både dem og styremedlemmene nyttig funksjonalitet og viktige fordeler. Foto: Anita Arntzen

I Wallenius Wilhelmsen skjer styrearbeidet gjennom en norsk programvareløsning. Det gjør alt enklere og hindrer at informasjon kommer på avveie. – Alle i styret setter nå pris på fordelene det gir å jobbe digitalt, sier juridisk direktør Kristin Schjødt Bitnes.

Hvis du skal transportere en bil fra Kina til Norge, har du et problem. Hvis du derimot skal transportere tusen biler en tilsvarende strekning – eller tusen traktorer, tog eller vindmøller, for den saks skyld – har Wallenius Wilhelmsen ASA en løsning. Minst én, faktisk.

Det svensk-norske, børsnoterte og tradisjonsrike rederiet har til sammen 8280 ansatte fordelt over 29 land, og mer enn 130 ro/ro-fartøyer som til enhver tid traverserer verdenshavene. De har også systemer og programvare som gjør det lett for vare- og informasjonsstrømmen å flyte mest mulig uhindret – og konsernets styre liker å jobbe på samme måten.

Profesjonelt styrearbeid

Tidligere DNB-sjef Rune Bjerke leder et styret som kan se ut som en balansekunst av typen 50/50/50/50: Halvparten menn, halvparten kvinner, halvparten svensker og halvparten nordmenn. Men denne forsamlingen gjør ingenting halvveis, aller minst når de organiserer styrearbeidet sitt.

– Styret hos oss har brukt Admincontrol som samarbeidsplattform siden 2013, og vi benytter det meste av funksjonaliteten som løsningen tilbyr. Det fungerer veldig godt, og om det en sjelden gang er noe vi lurer på, er supporten deres helt fantastisk, sier Kristin Schjødt Bitnes, direktør for konsernets juridiske enhet.

Denne løsningen gjør blant annet at ingen styredokumenter eller annen konfidensiell informasjon formidles via usikret e-post, og det som er i portalen forblir i portalen. Den gjør at de til og med kan stenge muligheten for å skrive ut dokumenter, hvis det er ønskelig.

– Admincontrol vokser raskt og har nå mer enn 130.000 aktive brukere over hele verden. Langt fra alle er like store som Wallenius Wilhelmsen, men løsningen gir alle den samme kjernefunksjonaliteten for både store og små, og så tilbyr vi ulike tillegg som selskapene selv kan velge om de vil ta i bruk, forteller Signe Roesgaard-Gran, CTO i Admincontrol.

Signe Roesgaard-Gran (t.h.) i Admincontrol forteller at deres løsning har mer enn 130.000 aktive brukere over hele verden. Her viser Kristin Schjødt Bitnes og Lise Berg Langeli henne hvor de fysiske styremøtene i Wallenius Wilhelmsen gjerne finner sted. Foto: Anita Arntzen

Tilgang – men ikke nødvendigvis til alt

Juridisk assistent Lise Berg Langeli i Wallenius Wilhelmsen forteller at Admincontrols måte å organisere dokumenter i en møtebok har vært godt tatt imot av selskapets styremedlemmer. Før styremøter oppretter hun en agenda i systemet, og laster så opp dokumenter under hver sak.

– Når alt er publisert kan styremedlemmene bla i dokumentene som en bok, uten å måtte åpne én og én fil. Og når møtet er ferdig er det veldig greit at styremedlemmene, som sitter i forskjellige byer og land, kan signere referater og relevante dokumenter digitalt inne i løsningen, sier hun.

For Bitnes og Langeli er det dessuten viktig at systemet har funksjonalitet for tilgangsbegrensninger. For eksempel behøver ikke alle styremedlemmene tilgang til dokumentene som bare er relevante for de tre representantene som sitter i revisjonsutvalget, og selskapets ledelse, som vanligvis deltar på styremøtene, skal ikke se kompensasjonskomiteens informasjon og dokumenter.

Og for dem som ikke har tilgang til et dokument eller et område, vil det ikke engang være synlig for dem i deres del av løsningen.

Sikrer sensitiv informasjon

– Covid ga oss litt drahjelp med digitaliseringen. Tidligere var det for eksempel noen av styremedlemmene som gjerne ønsket seg papirversjoner av dokumentasjonen, men det ble det slutt på da. Alle i styret setter nå pris på fordelene det gir å jobbe digitalt, sier Langeli.

– Under pandemien benyttet vi også anledningen til å implementere tofaktor-autentisering, som Admincontrol innførte for en tid tilbake. Selv om det skapte litt irritasjon hos styremedlemmene frem til de ble vant til det, er det et ekstra lag av sikkerhet som vi må ha, forteller Bitnes.

Roesgaard-Gran forteller at sikkerhet har vært en kjerneverdi og -funksjonalitet for Admincontrol helt siden starten:

– Som selskap er vi sertifisert både etter ISO27001:2013 og SOC 2 Type II. Sikkerhet er en sentral verdi for oss, og en hjørnesten i all funksjonalitet vi utvikler. Det gjelder også i aller høyeste grad for vårt andre produkt, Datarom, som Wallenius Wilhelmsen også bruker, sier hun.

– Ja, vi har blant annet brukt Admincontrol i forbindelse med en anbudskonkurranse. Der er det jo viktig å gi tilbyderne tilgang til lik informasjon på samme tid, uten at andre enn vi skulle kunne se hvilken informasjon tilbyderne la inn, bekrefter Bitnes.

Håndterer også tredjeparter

Sikkerheten og tilgangskontrollen har dessuten gjort det både trygt og nyttig å slippe revisor inn i de delene av dokumentasjonen som er relevante for revisjonsutvalget. Og når det gjøres en revisjon av styrearbeidet, er det veldig greit å kunne gi en ekstern tredjepart tilgang til bestemte deler av styrets dokumentasjon og arbeid.

Helt til slutt deler Bitnes et annet, lite tips. Selv om hun bedyrer at hun ikke har hatt all verdens behov for det selv, kan styreportalen kanskje hjelpe noen til å holde styremedlemmene litt i ørene – der det måtte behøves:

– Dokumenter som sendes på mail er det vanskelig å ha styr på. Med Admincontrol kan vi ikke bare være sikre på at ingen uvedkommende har sett informasjonen, vi kan også følge med om de som skal se informasjonen har vært inne og lest seg opp før møtet, smiler hun.

Admincontrol tilbyr effektiv samhandling og sikker deling for styrearbeid og due diligence prosesser. Gjennom deres skybaserte løsning får brukerne tilgang til og kan dele, diskutere og behandle forretningskritisk informasjon effektivt.

Dagens Næringslivs journalister har ingen rolle i produksjonen og publiseringen av dette innholdet. Innholdet er produsert av Dagens Næringslivs kommersielle avdeling DNX.