– Styret skal støtte, ikke kontrollere

– Styrets rolle er ikke å stå for den daglige driften, men derimot å spille daglig leder god, sier advokat og styreleder Christian Fredrik Magnus. Alle foto: Anita Artzen

Kontrollfunksjonen er viktig, men ikke glem at du også skal drive verdiskaping når du sitter i styret, mener advokat og styreleder Christian Fredrik Magnus.

– Det er ikke styrets oppgave å drive butikk, det er det daglig leder som skal gjøre. Derimot skal styret forstå driften, ha evne til å stake ut kursen og lage en strategi for hvor selskapet skal. I tillegg til å gi daglig leder motivasjon og mandat til å få ting gjennomført, sier Magnus som er advokat, partner og kontorleder i sitt eget selskap Magnus Legal og holder styreverv i en rekke bedrifter.

Spille lederen god

Selskapene han har styreverv i er av vidt forskjellig karakter og strekker seg fra el-installasjon og mobiltelefoni til et lite lokalt bryggeri, men ifølge Magnus går likevel arbeidet i de ulike styrene stort sett ut på det samme.

– Styrets rolle er ikke å stå for den daglige driften, men derimot å spille daglig leder god. Og det gjelder uansett størrelse og bransje, sier Magnus, som er mye brukt som foredragsholder av styrer som ønsker å lære mer om effektivt styrearbeid.

Han har selv erfaring som daglig leder i sin advokatvirksomhet, og har sett hvor viktig det er å bli støttet av et godt styre.

Veien inn i styret

På tross av flere styreverv, forsøker Magnus  å ikke tar på seg for mange styreverv samtidig.

– Mange ulike bakgrunner kan være relevante i styret, men det er ingen ulempe å forstå bransjen og kjenne virksomhetens egenart. Samtidig er det en viktig egenskap at du har tid til å sette deg inn i virksomheten du skal hjelpe. Hvilken kompetanse som er riktig kan diskuteres, men du skal passe deg for å bli «flinkis» og trå over på daglig leders domene. Det er fort gjort å bli for opptatt av detaljer, sier han.

Det er heller ingen ulempe om du tidligere har hatt en operativ funksjon i bedriften.

– Da har du sikkert med deg noen tanker om hva du selv ønsket deg fra ditt styre, sier han.  

Rød og grønn tidsbruk

Magnus deler styrets oppgaver i to, med de administrative oppgavene på den ene siden, og strategi og forretningsplanlegging på den andre. Tiden styret bruker på de ulike delene av styrearbeidet kategoriserer han i henholdsvis rød og grønn tid.

– Den røde tiden fylles med alle administrative oppgaver som tilfaller styret, mens den grønne tiden innebærer at styret hever seg opp fra daglig drift og tenker strategisk og langsiktig. Om det er grønn eller rød tid som er mest verdiskapende kan diskuteres, men det er ikke tvil om at det er gunstig å ha gode rutiner på styrets administrative oppgaver. Det er aldri ulønnsomt å ha orden i sysakene. Det kan bli avgjørende for om bedriften driver god eller dårlig butikk, sier han.

Med sysaker sikter Magnus blant annet til økonomisk rapportering, dokumentasjon av styrearbeidet, ivaretakelse av de formelle reglene for drift etter aksjeloven og ikke minst rutiner for konfidensialitet.

– Skal du invitere nye styremedlemmer eller eksterne inn i et styre, er det en forutsetning å ha orden i disse sakene. Blant annet må de kunne være sikre på at de ikke blir eksponert for risiko ved at dokumenter kommer på avveie, sier Magnus, som selv har erfart å sitte i styrer der han har hatt en dårlig følelse for risikoen han ble eksponert for, blant annet ved å få styredokumenter på e-post til styremedlemmene, istedenfor å benytte et styringsverktøy.

– Da sitter jo styremedlemmene med alle dokumenter i sin egen innboks, ofte inkludert konfidensiell informasjon, også etter at de har sluttet. Dette er det viktig at selskapet har kontroll på, i hvert fall der styret består av eksterne representanter, sier han.

Mindre risiko med verktøy

Flere av styrene Magnus sitter i bruker styringsverktøyet Admincontrol til å sikre styrets håndtering av administrative oppgaver. Styreportalen tilbyr løsninger for sikker produksjon, distribusjon, signering og lagring av styredokumenter.

– Det gjør tilgangen til styredokumentene ryddigere og sikrer at dokumenter ikke er i fri flyt. I tillegg er det en god kommunikasjonskanal som gjør at styret til enhver tid kan holde seg orientert, sier Christian Fredrik Magnus.

Han er ikke i tvil om at digitale portaler er til god støtte for et styre, og at disse vil bli enda mer utbredt i årene som kommer.  

– Ikke minst når vi snakker om sikkerhetsaspektet. Skal du sende ut konfidensiell informasjon til fem-seks mennesker som akkurat nå har et verv i styret, er det opplagt at et slikt verktøy trengs, sier Magnus som selv har opplevd at personer har begynt i stillinger i konkurrerende virksomheter etter at styrevervet tok slutt.

– En av dem gikk til vår aller største konkurrent, faktisk. Jeg vet ikke om informasjonen ble misbrukt, men det er ingen grunn til at vedkommende skal sitte med våre strategiske dokumenter på epost, sier han.