48 timer
i flytsonen

ANNONSØRINNHOLD PRODUSERT AV DNX

Foto: Anita Arntzen

Mandag

En spent gjeng med ulik erfaring, bakgrunn og kompetanse går om bord. Felles for alle er at de skal delta på Varehandel-Hackaton 2019 på Konferanseskipet Color Magic. De neste to dagene er satt av til å jobbe intensivt med å lage løsninger på noen av varehandelens utfordringer.

Varehandelen er nemlig i en prekær situasjon. Truslene er mange, og det kommer stadig nyheter om nedturer og konkurser. Derfor inviterte Color Line 20 av sektorens lyseste hoder for å prøve å finne helt nye løsninger. Prosessen og konseptene de kom frem til kan du lese mer om i forrige sak – men hvordan arrangerer man egentlig en to dagers konferanse om bord på et skip?

Bli med og se på hva deltakerne faktisk gikk gjennom i løpet av seilasen:

Faktagrunnlag fra ekspertene

Som konferansegjester fikk gruppen slippe inn i forkant av andre reisende. Etter å ha sjekket inn på Hjortnes kai, midt i Oslo, bar det opp til skipets konferansedekk, hvor enkel servering og en kort velkomst ventet. Nå sitter de parat i skipets store auditorium, hvor Kåre Anda Aronsen og Linn Bredesen fra Virke står klare for et innledende foredrag om status i norsk varehandel.

– Ser man på det store bildet ser det ikke så voldsomt dramatisk ut. Men det er et stort men her. Veksttakten er veldig ulik mellom de forskjellige typene handel. Akkumulert vekst i fysisk handel mellom 2011 og 2017 ble 17 prosent. Norske nettbutikker vokste samme periode 101 prosent. Netthandelen til utlandet, på sin side, økte med 281 prosent, forteller Aronsen.

Deltakerne har i tre kvarter notert, fotografert og stilt spørsmål. Alle er oppdatert på status i bransjen: Milliarder har forsvunnet. Kjøpesentrene opplever vekst i tjenestesalg, men besøk og varesalg faller. Store, bakenforliggende trender innen teknologi, konsumentadferd og demografiske endringer gjør seg gjeldene.

Fylt opp med ny kunnskap etterfylles det nå med kaffe og frukt. Samtidig legger arrangørene siste hånd på forberedelsene inne på det store arbeidsrommet. Snart skal deltakerne introduseres til opplegget, deles inn i grupper, og sette i gang med innovasjonsprosessen.

TIPS TIL ET VELLYKKET HACKATON

Et hackaton har flere fellestrekk med ethvert arrangement, som viktigheten av godt forarbeid.

Man trenger en tydelig problemstilling som skal angripes. Gruppene må settes opp i forkant, og skal helst inkludere så stort mangfold i kompetanse og erfaring som mulig.

Gode, lyse og inspirerende lokaler som egner seg til hardt arbeid over tid er også viktig. Mat og drikke, så vel som et sted deltakerne kan sove godt ut mellom øktene, må også være på plass.

Informasjonspakker til deltakerne må lages i forkant. Til Varehandel-Hackaton besto disse blant annet av oppdaterte tall, statistikk og faktabiter fra forskjellige aspekter ved varehandelen.

Opplev konferanseskipet

Klokken starter

Gruppene har akkurat blitt plassert ut på hver sin øy. En stor digital klokke stilles inn til å telle ned fra 29 timer, som er tiden de har til rådighet. Spenningen er til å ta og føle på; fortsatt vet ingen hva de faktisk har i vente, eller hva de vil komme frem til.

I et hackaton har klokken en viktig funksjon. Den gjør det enkelt å se hvor mye tid deltakerne har igjen til oppgavene må være fullført. I Varehandel-Hackaton 2019 står den lett synlig i den ene enden av arbeidsrommet – egentlig tre møterom som nå er slått sammen for anledningen.

– Nå skal dere aller først gå gjennom noen øvelser for å bli kjent med metodikken og med hverandre, forklarer Siri C. Warren, som står for den hackaton-faglige delen av turen. Hackatonet er i gang.

Energien er til å ta og føle på mens deltakerne øver på å bryte med etablerte tankemønstre – og å gjøre noe helt nytt.

Det er mange forskjellige mennesker som er samlet på skipet, med forskjellige perspektiver, prioriteringer, og måter å tilnærme seg utfordringene på. En av deltakerne er Jeanett Bakke fra DAY Birger et Mikkelsen, og hun forteller mellom slagene at hun har høye forventninger til reisen.

– Dette er utfordrende tider, og særlig andre halvår 2018 var tøft for oss. Før denne turen hadde jeg på en måte mistet både kart og kompass; nå har jeg funnet igjen en av delene, og jeg håper å finne den andre her, sier hun.

TØFFE TIDER. – Dette er utfordrende tider, og særlig andre halvår 2018 var tøft for oss, sier Jeanett Bakke fra DAY Birger et Mikkelsen.

Skipet forlater Oslo. Samtidig er det på tide med et lite avbrekk. Muligheten til å få lunsjen servert i konferanselokalene gjør det mulig å holde tempoet oppe denne første, kritiske dagen. Tempoet er imidlertid høyt, og flere av gruppene er raskt tilbake på plass for å fortsette idéutviklingen – med en matbit i hånden.

Slik fortsetter det så lenge det er dagslys. Deltakerne mottar faktagrunnlag og inspirasjonspakker, og begynner å gjøre arbeidsområdene til sine egne. De første skissene begynner å ta form, med konsepter rettet mot personaer som utvikles på bakgrunn av informasjonen alle hadde med om bord.

Koordinator Warren ringer i bjellen, og gir alle en kjærkommen pause fra arbeidet i en av skipets restauranter – hvor et bedre måltid venter.

Resten av kvelden fristilles gruppene. Noen hviler hjernen og nyter live underholdning i skipets Show Lounge – mens andre tar turen på skipets treningsstudio. Atter andre har virkelig funnet flytsonen, og finner seg en rolig krok for å fortsette arbeidet etter middag.

Tirsdag

Det nærmer seg pitch

De første morgenfuglene er på plass til frokostbuffet, mens andre hviler kropp og hjerne enda en stund til – skjønt ikke for lenge. Bare en time senere braker det nemlig igjen løs. Deltakerne blir utfordret og geleidet gjennom utvikling av storyboards og hvordan man kan få mest mulig igjen av å intervjue ekspertene de senere skal få tilgang til.

Etter hvert som deltakerne kommer i flytsonen og energinivået øker begynner to hovedretninger å krystallisere seg. Flere av gruppene snakker nå om hjemleveranse som en løsning for varehandelen, enten hyperlokalt eller fra sentrale aktører. Andre grupper er mer opptatt av opplevelser ute i butikkene.

For å sanke mer innsikt om hvordan deres idéer vil bli mottatt velger flere å benytte muligheten til å gå i land i Kiel, på en kort «safari» på et av kjøpesentrene like ved terminalen, like etter at skipet legger til kai.

Alle er tilbake på skipet. Det er på tide å sparre med eksterne aktører. Eksperter fra det strategiske designbyrået Designit sitter klare, og snart er gruppene i gang med å pitche konseptene over videokonferanse. Målet er å identifisere styrker og svakheter, slik at resultatet som skal legges frem senere på kvelden blir best mulig. Samtidig tikker den store klokken videre ned.

Flytsonen

Flytsonen beskriver en tilstand der man er så oppslukt av en oppgave at man glemmer seg selv, tid og sted. Tilstanden av flyt forbindes med å være motivert, tilfreds og går i ett med selve aktiviteten man holder på med.

Det er følelsen av at man har full kontroll og at alt går på skinner.

Psykologer har forsket mye på tilstanden og mange har forsøkt å finne en oppskrift for å komme inn i denne givende arbeidstilstanden.

Flyt med Color Line

Siste innspurt og avrunding med stil

Deltakerne kan se Kiel forsvinne bak dem i det Color Magic legger ut fra kai, retning Oslo. En bedre lunsj inntas i skipets Oceanic-restaurant, og det diskuteres livlig over bordene. Enkelte benytter pausen til å oppdatere kollegaer hjemme i Norge, andre fortsetter diskusjonen rundt hvor de vil med idéene sine. Kreativiteten har kommet i bølger gjennom hele ferden, og selv med tre timer igjen på klokken i arbeidsrommet er det mye som fortsatt må ferdigstilles.

Tiden begynner å bli knapp. En siste innspurt gjenstår.

Den store klokken i arbeidsrommet tikker ubønnhørlig ned mot null – tidspunktet da penner skal legges ned, og pitchingen skal begynne. Flere av gruppene har nå isolert seg på forskjellige møterom, og det store auditoriet har igjen blitt gjort klart for presentasjoner.

Den store klokken går til null.

Presentasjon. Gruppene presenterer sine fremtidige gullsuksesser.

Stemningen er god og spenningen høy, mens alle gruppene i tur og orden presenterer sine konsepter. Selv om alle er slitne følger de oppvakte med mens fem potensielle løsninger på varehandelens utfordringer ruller over det store lerretet.

Prosessen er over. Pitcher er presentert, flipovers er pakket bort, og konferansedekket er stengt. Deltakerne har vært på lugarene og skiftet om, og nyter nå en festmiddag som takk for strevet. Samtidig blir videoopptak av pitchene deres sendt til juryen på land hjemme i Norge, mens Color Line klargjør skipets Show Lounge til kåring av vinner og premieutdeling. Både selve salen og den nylig oppgraderte lyd- og bildeteknikken kan nemlig reserveres til privat bruk av konferansegrupper.

At deltakerne befinner seg på et skip, snarere enn et landfast konferansehotell, er ingen ulempe. Tvert imot, ifølge flere av deltakerne.

– Det var veldig smart å ha dette arrangementet på en båt, for du kommer ikke så lett herfra! Er man på land er det nok lett for mange å «skal bare» stikke ut og ordne noe. Men når du er her, da er du her, mener Jeanett Bakke – fra gruppen som senere skal bli belønnet med prisen for beste konsept fra hackatonet.

Deltakerne geleides til Show Lounge. Det er mange spente ansikter i mengden som tar plass på fremste rad, for å avvente juryens begrunnelse. Kristine Gullaksen fra Color Line er ansvarlig for arrangementet, og går på scenen. Etter å ha ønsket alle velkommen kommer øyeblikket alle har ventet på – en hilsen fra juryen, og et vinnerkonsept:

– Konseptet er smart, enkelt og innovativt. Det tar læring og suksess fra en bransje og bruker det i en annen. Det kan skaleres og brukes av både store og små aktører, og det åpner for stor fleksibilitet. Det løser en av hovedutfordringene for varehandelen, nemlig distribusjon for små og mellomstore aktører. Juryen liker også at det er et tydelig miljø- og bærekraftsperspektiv, samtidig som det åpnes for flere arbeidsplasser. Store to Door er den mest innovative ideen – et konsept å la seg inspirere av for fremtidens varehandel, forteller Gullaksen.

Det kommer også velfortjente komplimenter og hederlig omtale til de øvrige konseptene fra juryen hjemme i Norge. En etter en kommer gruppene på scenen for å motta heder og ære, mens storskjermen i bakgrunnen lyser opp med digitalt gull og konfetti.

Det nærmer seg midnatt når deltakerne kommer sammen for en siste sosial samling på toppen av skipet. Det er mørkt utenfor observasjonsdekket, men det er en fornøyd – om enn sliten – gjeng som puster ut. Nå venter en god natts søvn før skipet igjen ankommer Oslo.

Onsdag

20 deltakere fra alle deler av norsk varehandel pakker koffertene sine. Snart er de tilbake i hverdagen. I bagasjen havner notater, flipover-ark og fysiske bevis på 48 timer med intensivt arbeid, men enda viktigere: I hodene har de inspirasjon, kunnskap og idéer.

Color Magic har akkurat klappet til kai, og deltakerne går i land. Varehandel-Hackaton 2019 er over, men konseptene det har avstedkommet lever videre. Bare tiden vil vise hva det vil føre til.

KONFERANSESKIPET

Bli med på 2-døgns KonferanseCruise hvor alt – og alle – er samlet på ett sted!

Les mer om 2-døgns KonferanseCruise her.