Kunsten å bli proff på digitale presentasjoner

Å lære seg kommunikasjons-triksene kan utgjøre den store forskjellen på om du får medarbeidere med deg eller vinner et anbud, mener Nils Apeland, som er en av Norges mest erfarne formidlere.

Nye presentasjonsformer

Du kjenner deg kanskje igjen; det er ikke alltid alt fungerer som det skal på digitale møteplasser.

Knapper trykkes på og snart er problemet løst. Nils Apeland er klar til å holde presentasjonen sin. Han driver rådgivningsselskapet Bedre Kommunikasjon, står bak Talerlisten.no, har skrevet bok om omdømmebygging og er en av landets mest brukte foredragsholdere om lederkommunikasjon.

Han er vant til å stå foran store forsamlinger, men nå står han foran en skjerm. Alene. Den nye hverdagen har gjort at han har blitt tvunget til å tenke i nye baner. Han tror ikke møtevirksomhet og foredrag vil gå tilbake til å bli som før.

– Jeg tror vi kommer til å få flere såkalte hybridarrangementer, hvor noen sitter i en sal og andre er med via skjerm. Ledere og andre må lære seg å beherske dette. Du kan ikke bare ta med deg teknikkene du brukte før og som funket for ett eller fem år siden, sier han.

– Hva er den vanligste feilen folk gjør?
– De er for kjedelige. De har for mye innhold som folk kan lese, eller som de kjenner fra før. Det blir litt sånn bok på skjerm. Ledere som snakker til sine ansatte må skape entusiasme, stolthet, glede og glød, og ikke bruke mye tid på å dra folk gjennom excelark og masse tall som folk ikke husker likevel.

Sett og hørt

Apeland står foran laptopen sin og snakker om etos, patos og logos, og viktigheten av å være bevisst sin egen retorikk. I tillegg til å selv være klar over hvordan innholdet i en presentasjon faktisk påvirker dem som hører på, er det flere ting å tenke på for å få gjennomslag for eget budskap, sier han:

– Stå når du holder presentasjoner. Bygg opp skjermen din med det du har til rådighet, sørg for at du har kamera i øyehøyde og se inn i kamera, ikke ned på presentasjonen eller notatene dine. Ser du inn i kamera føler folk seg sett, og det er viktig.

Brian Aravinth er prosjektleder for IT i Elkjøp og mener Apelands råd kan hjelpe mange hjemmekontorister. Hans erfaring er at utsnitt, lyd og lys kan utgjøre en stor forskjell.

– De fleste har en bærbar PC i dag, men den har ofte både dårlig kamera og dårlig mikrofon. Jeg ser også at det er mange som bruker webkameraet på laptopen sin, men sitter og ser inn i den eksterne skjermen sin. Det er ikke spesielt hyggelig for dem du snakker til eller med.

Noen enkle grep kan gi betydelige løft, mener Aravinth:

– Det første jeg anbefaler folk å investere i er et ordentlig webkamera med høy oppløsning, og gjerne et webkamera med lys hvis du sitter i et rom med dårlig belysning. I tillegg bør du ha et headsett med støyreduserende mikrofon. Da får du bort mange lyder - enten det er fra barn, kaffemaskin, oppvaskmaskin eller andre ting som kan forstyrre presentasjonen. Det er det utstyret du trenger, sier han, og legger til:

– Hvis du presenterer ofte og mye kan det være greit å ha en trådløs presentasjonsenhet i tillegg. Man kan også ha eksterne lyskilder, men det er kanskje mer viktig hvis man gjør opptak. I videomøter er kamera og et eget headsett med mikrofon det viktigste du trenger. En PC-arm kan også være en god løsning for å få skjermen opp i øyehøyde.

Øvelse gjør mester

Apeland mener mange bruker for mye tid på å lage powerpoint og keynotes istedenfor å fokusere på det som er viktigst: å nå gjennom til menneskene du snakker til.

– Jo viktigere presentasjonen er, jo viktigere er det å øve. La oss si du skal vinne en anbudskonkurranse, selge deg inn til en utenlandsk leverandør eller fortelle dine ansatte om strategien framover. Da er de minuttene du har til rådighet kjempeviktige. Jeg holder presentasjoner for kona mi og hunden min rett som det er, jeg. Du må trene, som med alt annet du vil bli god på.

– Hva er ditt beste råd til dem som synes det er skummelt å holde presentasjon?

– Be om hjelp. Få proff bistand til å identifisere hva som er dine styrker og svakheter, og hvordan du bør legge opp presentasjonen din. Få tilbakemelding på stemmebruk, kroppsspråk og blikk. Deretter må du trene.

Noen tips og råd er generelle og lettere å plukke opp. Likevel er noe av det aller viktigste å være naturlig, understreker han.

– Jeg kan ikke være Jon Almaas, men jeg kan være den beste utgaven av Nils Apeland. Det fungerer dårlig hvis du prøver å være en annen enn den du er. Du må forsøke å være den beste utgaven av deg selv.

Fem råd til bedre digitale presentasjoner
- fra foredragsekspert Nils Apeland i Talerlisten

Vær kreativ

– Noen spørsmål? spør Apeland.

Han er ferdig med presentasjonen om å holde gode presentasjoner, men har satt av rikelig med tid til dialog.

– Det er lurt å legge inn interaksjon. Da aktiverer du hjernen til dem som hører på, og du unngår at det bare blir monolog.

Til sist mener Apeland at særlig ledere i større grad bør tørre å være personlige, kanskje spesielt i disse tider.

– Det vi har mistet nå er å møte folk ved kaffemaskinen og fleipe og snakke om hva vi så på TV i går eller hva vi har gjort i helgen. Det kan derfor være fint å fortelle noe personlig også når vi møtes digitalt. Det er fint å vise litt sårbarhet eller menneskelighet før man går inn i budsjetter, resultater eller HMS-planer som egentlig er ganske kjedelig. Prøv gjerne å overraske og gjør budskapet ditt  mer nært og personlig. Det er nok mine viktigste råd.