Slik snudde de medarbeidersamtalen fra pliktløp til suksess

Etter innføringen av en ny, forskningsbasert metode, har medarbeidersamtalen fått et løft i SuperOffice Norge. Administrerende direktør Camilla Heidenreich Bommen opplever nå at medarbeiderne synes det er lettere å ta opp det som er viktig for dem, begrunne det de mener og komme med konkrete forslag til forbedringer. Foto: Anita Arntzen

For mange oppleves medarbeidersamtalen som irrelevant og bortkastet. Hos SuperOffice ga et nytt lederverktøy toppscore på trivsel, økt engasjement og forbedrede resultater.

ANNONSØRINNHOLD PRODUSERT AV DNX

– Medarbeidersamtaler som oppleves lite relevante for medarbeideren, er ikke bare bortkastet tid, men kan faktisk skade den ansattes engasjement og motivasjon, sier Mads Nordmo Arnestad, førsteamanuensis ved Handelshøyskolen BI, Campus Bergen.

Norske bedrifter bruker betydelig med tid og ressurser på medarbeidersamtaler for å øke motivasjon og engasjement. Samtidig pekes det ofte på manglende individuell tilpasning og oppfølging.

Førsteamanuensis Mads Nordmo Arnestad ved Handelshøyskolen BI utførte i 2018 en effektstudie for å evaluere metoden som selskapet Motivati har utviklet for å forbedre kvaliteten på medarbeidersamtaler og øke motivasjonen. Foto: Privat

Skaper engasjement og lønnsomhet

– Det er mye å hente på å sette medarbeidersamtalen i system. Tidligere fylte vi ut en rekke Word-dokumenter og jobbet mindre effektivt og målrettet. Vi kunne ikke gått tilbake til det nå, sier Camilla Heidenreich Bommen, administrerende direktør i SuperOffice Norge, et datterselskap i det internasjonale SuperOffice-konsernet.

I 30 år har de hjulpet norske bedrifter med å finne, vinne og beholde kunder gjennom skybaserte CRM-løsninger innen marked, salg og service. Selskapet er markedsleder både i Norge og Europa.

For fem år siden tok selskapet i bruk Motivati for å øke kvaliteten på medarbeidersamtalen og oppfølgingen av de ansatte. I samme periode har de oppnådd en betydelig vekst på bunnlinjen, økt trivsel og medarbeidersamtalene står høyere i kurs hos både medarbeidere og ledere.

«Motivati er blitt viktigere for oss enn vi trodde. Hele selskapets «ansatt-dialog» ligger nå i skyen, og alle har tilgang til sitt. Verktøyet har skapt bedre relasjoner, mer engasjement og forbedrede resultater»

Camilla Heidenreich Bommen, administrerende direktør i SuperOffice Norge

I SuperOffice Norge jobber alle i en prestasjonskultur der salg er ferskvare. Trivsel og lønnsomhet henger sammen, sier administrerende direktør Camilla Heidenreich Bommen. Foto: Anita Arntzen

Forsket på den nye metoden

I 2018 utførte førsteamanuensis Mads Nordmo Arnestad ved Handelshøyskolen BI en effektstudie for å evaluere metoden som selskapet Motivati har utviklet for å forbedre kvaliteten på medarbeidersamtaler og øke motivasjonen. Metoden skiller seg ut ved at man får kartlagt medarbeiderens indre motivasjon på̊ individnivå̊, den utleder en analyse av hva som er viktig og ikke-viktig i arbeidssituasjonen og hvordan den enkelte medarbeider synes at dette er ivaretatt.

«Resultatet fra studien viste at Motivati sin tilnærming har positive effekter sammenliknet med de tradisjonelle skjemaene mange bedrifter er vant med å bruke»

Mads Nordmo Arnestad, førsteamanuensis ved Handelshøyskolen BI

I studien ble halvparten av alle lederne i forskjellige organisasjoner tilfeldig valgt til å bruke Motivati-metoden, mens den resterende halvparten fulgte «business as usual»-metoden.

– Vi fant blant annet ut at deltakerne i Motivati-gruppen opplevde å få signifikant mer anerkjennelse for det positive de gjør i jobben sin, noe vi vet er veldig viktig for både motivasjon, jobbengasjement og læring, sier BI-forskeren, og legger til:

– Vi lærer generelt sett mye mer når vi blir bevisstgjort på det vi gjør som er riktig og nyttig enn når vi får kritikk for det motsatte.

Forskningsresultatene viste også at Motivati-gruppen i betydelig større grad opplevde at det de snakket om hadde stor relevans for seg og sitt arbeid og at tilbakemeldingene de fikk i medarbeidersamtalen stemte godt overens med det de faktisk hadde prestert.

– Dette forteller oss at medarbeidersamtalen for denne gruppen var bedre tilpasset det å reflektere de faktiske forhold, sier Mads Nordmo Arnestad.

Trivsel og lønnsomhet henger sammen

I SuperOffice Norge har de gjort de samme erfaringene. I lokalene i Wergelandsveien 27 i Oslo, på vestsiden av Slottsparken, er det en merkbar lett og hyggelig stemning. Latteren sitter løst og gir munter gjenklang i marmorflisene på gulvet.

– Vi jobber alle i en prestasjonskultur der salg er ferskvare. Samtidig er det viktig å ha noe mer enn bare det å bli målt på tall. Trivsel og lønnsomhet henger sammen, sier Heidenreich Bommen.

– Det å utvikle ansatte og lede effektivt er av stor verdi. Vi har et omfattende opplegg for oppfølging av medarbeidere, og involverer alle i operasjonaliseringen av selskapets overordnede mål, legger hun til.

Øyvind Urdal er konsulentdirektør i SuperOffice Norge. Verktøyet til Motivati benytter han både i ledergruppen og i avdelingen sin som teller 11 medarbeidere. Foto: Anita Arntzen

Med kvalitet inn, får man kvalitet ut

Hver sjette uke har de samtaler med hver enkelt medarbeider der medvirkning og involvering står sentralt. To ganger i året gjennomføres medarbeidersamtalene. Begge deler styres av Motivati-verktøyet, der alt ligger i samme skyløsning. Både undersøkelser, individuelle handlingsplaner og notater brukes aktivt av leder og medarbeider, både før og etter samtalen.

– I forkant av medarbeidersamtalene besvares spørsmål som gir oss en ferdig profilanalyse på hva som oppleves viktig og ikke-viktig for den enkelte. Metoden definerer forbedringsområdene og vi kan snakke konkret og løsningsorientert om disse, sier Heidenreich Bommen.

– Med kvalitet inn, får vi nå kvalitet ut også, påpeker hun fornøyd.

Medarbeidersamtalene i SuperOffice Norge gjennomføres papirløst utenfor kontoret. I forkant besvares spørsmål som gir en profilanalyse på hva som oppleves viktig og ikke-viktig for den enkelte. Foto: Anita Arntzen

Står høyere i kurs hos alle

I SuperOffice Norge har medarbeidersamtalen fått et løft og står i dag høyere i kurs hos alle. Metoden fra Motivati har forenklet gjennomføringen, og selskapet oppnår toppscore på spørsmålet om hvordan den enkelte trives i virksomheten.

– Medarbeidere trenger å vite hva som forventes av dem, hvordan de ligger an og få støtte til å utføre oppgavene sine. I vår prestasjons- og salgskultur, er det spesielt viktig å trives med bedriften og oppgavene fordi de fleste selv har ansvaret for å fylle kalenderen sin, sier Camilla Heidenreich Bommen i SuperOffice Norge.

7 grunner for å velge Motivati:

1. Helhetlig oppfølging

Motivati er lederverktøyet som sørger for sømløs oppfølging og utvikling av medarbeiderne dine gjennom hele ansattreisen. Utgangspunktet er Motivati-metoden for medarbeidersamtalen. I verktøyet finnes også undersøkelser som egner seg til onboarding av nyansatte, enkle temperaturmålere, trivselsundersøkelser, og oppfølging av medarbeidere på hjemmekontor. Alt kan skreddersys.

2. Tidsbesparende

Motivati-metoden gir unik innsikt i medarbeiders arbeidssituasjon og er tidseffektiv på forberedelser, gjennomføring og oppfølging av medarbeidersamtalene. Man går rett på sak og bruker ikke tiden på irrelevante temaer. Bli kvitt papirmøllen og samle alt i skyen.

3. Bygger gode relasjoner raskt

Når ledere har unik innsikt i hver medarbeiders oppfatning av sin arbeidssituasjon, er det lettere å lede. Lederskapet blir tilpasset den enkelte og gode relasjoner bygges raskere.

4. Bedre rolleforståelse

Forventningsavklaring er en viktig del av lederjobben. Metoden bidrar til å få virksomhetens strategi ned på individnivå og sikrer for at alle drar i samme retning.

5. En enkel vei til selvledelse

Medarbeider blir bedre kjent med sitt eget ståsted og får dermed en reell mulighet til å ta ansvar for egen arbeidssituasjon.

6. Smart funksjonalitet

Det man blir enige om i samtalen kan konkretiseres i handlingsplaner eller kompetansemål i verktøyet. Med enkel struktur og gode påminnelsesfunksjoner blir oppfølgingen av hver medarbeider lettere.

7. Enkelt å implementere, enkelt å bruke

Verktøyet er enkelt og brukervennlig for både små og store virksomheter, slik at det faktisk blir brukt av alle. Med et par timers opplæring vil ledere være godt skodd til å få nytte av metoden og verktøyet.

Likte du denne saken?