Vi benytter cookies på DN.no til analyseformål, tilpasning av innhold og annonser og for å videreutvikle våre tjenester.Les mer her.

Årets avis på nett og papir!

  • Populære Søk:
  • Siste stillinger
  • Lederstillinger
Vis alle stillinger
De fleste arbeidstagere bruker mange timer hver eneste dag på å lese og svare på epost. Foto: Rawpixel Ltd,,
De fleste arbeidstagere bruker mange timer hver eneste dag på å lese og svare på epost. Foto: Rawpixel Ltd,, les mer

Arbeidsliv

Derfor bør du bruke «sms-regelen» når du skriver epost

Bruker du jobb-epost til noe annet enn å sende korte kjappe meldinger, risikerer du å kaste bort enormt mange arbeidstimer i uken, advarer universitetstopp.

Artikkelen er lagt til i din leseliste.

I et innlegg i The Wall Street Journal skriver C.L. Max Nikias, som er president ved University of Southern California, at han nå sparer flere timer hver dag på å være bevisst egen epost-bruk.

– Jeg får over 300 eposter hver eneste dag. I stedet for å bruke all tiden min limt til skjermen, har jeg begynt å svare kort på alle meldinger jeg mottar – det vil si omtrent som en gjennomsnittlig tekstmelding, sier han til Herald Sun.

Dét har gitt resultater. I dag bruker han «bare» to timer daglig på epostbruk, og det er mer enn nok, mener han.

– Jeg er sikker på at ethvert tema som krever mer utdyping enn et raskt skriftlig svar vil være bedre å ta på telefon eller i et møte ansikt til ansikt. Det er mye mer effektivt enn å bruke mye tid på å skrive lange, utfyllende mailer.

– Må nedprioritere noe

I dagens arbeidsliv er mange presset på tid, og det krever ofte et stramt tidsskjema å rekke over alt man bør gjøre i løpet av en arbeidsuke. Da er det bortkastet å sitte i timevis med epost, ifølge Nikias.

– Effektive ledere må bli mer effektive og bruke mindre tid på noen oppgaver, slik at de kan konsentrere seg om de viktigere oppgavene. Epost tar ofte mye av konsentrasjonen til en leder hvis det handler om mye og detaljert kommunikasjon, påpeker han.

Universitetstoppen sier at «sms-regelen» har gjort ham mye mer produktiv, og han går ikke glipp av noe, selv om mailingen går kjappere.

– Ta det viktigste ansikt til ansikt

Da universitetet hans skulle fullføre den største utvidelsen av campus i historien, foregikk mye av kommunikasjonen på epost. Byggelederne oppdaterte ham underveis – de sendte korte beskjeder og bilder, etter hvert som prosjektet utviklet seg.

– Jeg ga klarsignal til delprosjekter og kunne foreslo mindre endringer i sms-korte eposter. Hvis noe var mer komplisert, eller jeg hadde større innvendinger, ringte jeg eller avtalte et personlig møte, sier Nikias.

Slik bør det også være internt på en arbeidsplass, understreker han.

– Ta de viktigste samtalene ansikt til ansikt. Her må også de store avgjørelsene tas. Har man godt planlagte møter innimellom, går det fint an å holde intern epostkommunikasjon på et minimum, sier Nikias.(Vilkår)

Epost Arbeidsliv
Bli Varslet

Ikke gå glipp av noe!

Du kan få en epost hver gang vi skriver om dette.