«Da må vi ta det om to dager, det er første tidspunktet som passer for alle». Hørt det før? Det måtte en pandemi til for å bevise at vi faktisk er ufattelig effektive hvis vi ikke møtes fysisk.

Vi lever i krevende tider, vi lever i spennende tider og vi lever i tider som krever det beste av oss. Skal det komme noe godt ut av denne krisen, må vi ta det beste med oss videre når samfunnet om måneder eller år vender tilbake til normalen.

Da finansminister Jan Tore Sanner på pressekonferansen 27. mars lovet å levere en kompensasjonsordning for næringslivet på tre uker, eksisterte det kun en løsningsskisse formulert overordnet på et sydsiders notat overlevert fra Finans Norge, DNB og Bits til Finansdepartementet. Ingen ytterligere planer forelå, bemanning og deltagelse var ikke avklart eller bekreftet.

Tre uker senere ble den svært avanserte løsningen kompensasjonsordning.no lansert. Arbeidet med dette prosjektet er egnet til refleksjon og læring for å øke produktiviteten vår fremover.

Et grovt anslag tilsier at det er om lag 200 fagpersoner, spredt over hele landet, fra minst 12 ulike bedrifter og offentlige etater som har gitt større og mindre bidrag i dette prosjektet. I en normal situasjon ville det tatt tre uker bare å invitere til en kick-off og få samlet teamet. Deretter ville vi bruke dager og uker til å planlegge og reise til møter i Oslo og rundt i Norges land.

Det spennende er at ordningen og nettstedet kompensasjonsordning.no er laget uten ett eneste fysisk møte. Alt skjedde ved hjelp av Microsoft Teams, telefon og mail, understøttet av digitale samhandlingsløsninger for dokumentdeling som Sharepoint.

Ingen av deltagerne brukte tid til å komme seg på jobb. Rett fra frokostbordet til hjemmekontoret, ikke 15 minutter i en drosje, 20 minutter på en t-bane eller timer og dager på flyreiser.

All tid var direkte produktiv tid.

Teams har mulighet for dialog via tale og video. Vi erfarte at mange møter typisk startet med at alle hadde video på for å si «hei», deretter slo mange av videoen av og møtene ble kjørt på tale via Teams, mens de to-tre som var ledende i møtet kjørte med video slått på.

Møtene på Teams ble kortere enn hva tilsvarende fysiske møter normalt ville tatt av tid, det er effektivt.

Løsningen ble utviklet i en skyløsning, Azure, der teknikere fra ulike selskaper fikk tilgang til områdene fortløpende og der ulike team arbeidet sammen med utvikling, testing og feilretting på tvers av organisasjonstilhørighet.

Om en av aktørene skulle hatt løsningen i egen datahall for så å koble opp teknisk spisskompetanse fra ti andre bedrifter, ville det alene tatt tre uker.

Det er ingen tvil om at fysiske relasjoner vil være viktige også i fremtiden! Selv om personlige relasjoner kan skapes digitalt, søker mennesker fysisk kontakt. Mange føler nok at isolasjonen vi er tvunget til de siste ukene begynner å tære på. Vi kommer i fremtiden ikke til å slutte å reise mellom kontorer i nærområdet eller å fly rundt i Norge, Europa og verden.

Prosjektet kompensasjonsordning.no hadde dessuten den fordelen at deltagerne kunne slippe alt annet de hadde i hendene og kun være med å løpe i én gruppe for ett prosjekt. Da kommer man langt, fort.

Men mange av dem som deltok i dette prosjektet vil garantert revurdere miksen av digitale og fysiske møter fremover. På prosjektets «debrief», selvsagt på Teams lørdag kveld etter lansering, kom diskusjonen opp – hvordan klarte vi dette uten ett eneste fysisk møte?

Svaret var ganske unisont: Vi hadde ikke klart å levere dette på tre uker hvis vi hadde hatt muligheten til å arrangere fysiske møter. Da hadde alle problemene, og de var det mange av, blitt løst gjennom møter som blir planlagt «om to dager for det er det eneste tidspunktet som passer alle». Og da begynner timene og dagene å renne ut.

Sitter man på én side av byen og skal i møte på den andre, tar det tre timer å delta på et éntimes møte. Når man i stedet kan løse utfordringene med «vi tar det på Teams om ti minutter», og samtidig erfarer at godt ledede digitale møter er vesentlig kortere enn godt ledede fysiske møter, øker effektiviteten og produktiviteten ekstremt.

Vi hadde ikke klarte å gjennomføre dette prosjektet med en tidsramme som i utgangspunktet var umulig, hvis vi ikke var tvunget til å samhandle utelukkende digitalt. Tvunget og utelukkende.

Sjeldent er det vel derfor mer presist å si at fremtiden er digital.

I kjølvannet av koronakrisen ligger en mulighet for økt verdiskaping og produktivitet gjennom digital samhandling. Mange av oss har nettopp vært oppe til eksamen i dette faget.(Vilkår)Copyright Dagens Næringsliv AS og/eller våre leverandører. Vi vil gjerne at du deler våre saker ved bruk av lenke, som leder direkte til våre sider. Kopiering eller annen form for bruk av hele eller deler av innholdet, kan kun skje etter skriftlig tillatelse eller som tillatt ved lov. For ytterligere vilkår se her.