Hjemmekontor har vært gjenstand for heftig debatt den siste tiden. Debattantene har hovedsakelig delt seg i to grupper: de som er for og de som er imot en videreføring av hjemmekontor som har vært påtvunget mange under koronapandemien.

Det argumenteres følelsesladet fra begge sider, stort sett basert på personlige opplevelser.

Færre innlegg har, naturlig nok, basert seg på forskning; tvunget hjemmekontor er tross alt er nytt fenomen. Forskningen som finnes, svarer derimot ikke entydig om virkningene av hjemmekontor, hverken for bedriften eller for den enkelte. Norske ledere trenger faktabaserte råd.

En studie vi nylig har gjennomført ved senter for Digital Business ved NHH gir verdifull innsikt i den norske konteksten. Analyse av dybdeintervjuer med ansatte og ledere i administrative stillinger i universitets- og høyskolesektoren tegner et tydelig bilde: Skal praksisen med hjemmekontor fungere over tid, må ledere drive aktiv styring av rammebetingelsene.

Dan-Richard Knudsen
Dan-Richard Knudsen

Basert på vår studie foreslår vi fire tiltak som ledere kan ta for å tilrettelegge for effektive og givende dager på hjemmekontoret.

  • Utvikle en digital kultur

For å lykkes med en omlegging til utstrakt bruk av hjemmekontor må organisasjonen utvikle en digital kultur. Det innebærer å bryte ned det tradisjonelle skillet mellom it-avdelingen og øvrige avdelinger. I en stadig mer digitalisert verden, hvor hjemmekontor kan bli den nye normen, er det helt sentralt at de ansatte motiveres til å utvikle sin egen og andres digitale kompetanse gjennom kunnskapsdeling og kontinuerlig læring.

Ledere må derfor legge til rette for utvikling av digitale ferdigheter, og tydelig synliggjøre fordelene for den enkelte og for organisasjonen ved å utvikle et digitalt tankesett.

Jon Iden
Jon Iden
  • Standardisere digital plattform

Vår studie avdekket at mange organisasjoner har tatt i bruk flere og til dels overlappende digitale plattformer. For eksempel brukes Microsoft Teams, Zoom og Skype om hverandre, uten retningslinjer for når de skal brukes. Resultatet er at det oppstår en rekke ulike praksiser i organisasjonen. Dette er ikke effektivt, hverken for å bygge kompetanse, ferdigheter eller rutiner. Samtidig blir det vanskelig for ansatte å holde styr på korrespondanse, beslutningsprosesser og dokumenter.

I sum skaper mangelen på standardisering mye frustrasjon. Deltagerne i studien ønsker seg færre alternativer og en klarere strategi på valg av teknologi.

Innlegg: Vi må oppgradere «bortekontoret»
  • Standardisere retningslinjer og praksiser

Hjemmekontor endrer kommunikasjonsmønstre, arbeidsprosesser og mellommenneskelige relasjoner. Digitale møter stiller nye krav til forberedelse, møteledelse og agenda. Mangel på gjennomtenkte retningslinjer var fremtredende i vår studie, noe flere av våre respondenter klaget over. En respondent var ufrivillig blitt medlem av 32 ulike «teams», noe som resulterte i en jungel av mapper, filer og chat-tråder. Til slutt ba hun alle kolleger om å sende epost i stedet.

Andreas Ulfsten
Andreas Ulfsten

For å lykkes med hjemmekontor og digitale møter må ledere etablere tydelige retningslinjer og praksiser for bruk av digitale verktøy.

  • Tillat individuell fleksibilitet

Organisasjoner utformer gjerne regler for hjemmekontor som skal gjelde for alle ansatte. De ansatte i en organisasjon utgjør imidlertid ikke én homogen gruppe. De har ulike roller, oppgaver, samarbeidsrelasjoner og preferanser. Hjemmekontor kan være effektivt for en del ansatte og for noen oppgaver, men upraktisk for andre. Vår studie avdekket store variasjoner for hvordan ansatte vurderer hjemmekontor. En del var svært tilfredse, mens andre ønsket seg raskest mulig tilbake til kontoret.

Ledere bør derfor utforme en strategi for hjemmekontor som er fleksibel og sensitiv til den enkeltes personlige situasjon. Individuell fleksibilitet vil gi økt motivasjon blant de ansatte, skape en mer attraktiv arbeidsplass i tillegg til å redusere organisasjonens klimaavtrykk.

Ved å standardisere digitale verktøy og praksis for bruk av hjemmekontor er det altså gevinster å hente både for den enkelte, organisasjonen og miljøet.(Vilkår)Copyright Dagens Næringsliv AS og/eller våre leverandører. Vi vil gjerne at du deler våre saker ved bruk av lenke, som leder direkte til våre sider. Kopiering eller annen form for bruk av hele eller deler av innholdet, kan kun skje etter skriftlig tillatelse eller som tillatt ved lov. For ytterligere vilkår se her.